Venue: Council Chamber - County Hall, Llandrindod Wells
Contact: Stephen Boyd 01597 826374
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Apologies To receive apologies for absence. Minutes: Apologies for absence were received from County Councillors GJ Bowker, ER Davies MJB Davies, L Fitzpatrick, RI George, EA Jones, GM Jones, MJ Jones, JG Morris, WD Powell, GW Ratcliffe, KF Tampin, TG Turner DH Williams and SL Williams.
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To authorise the Chair to sign the minutes of the last meeting as a correct record. Additional documents: Minutes: The Chair was authorised to sign the minutes of the meeting held on 25th February 2016 as a correct record.
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Declarations of Interest To receive any declarations of interest from Members relating to items to be considered on the agenda. Minutes:
County Councillors PJ Ashton, LV Corfield, DE Davies, LRE Davies, SC Davies, DO Evans, WJ Evans, MR Harris, SM Hayes, GG Hopkins, EM Jones, WT Jones, PE Lewis, DJ Mayor, PJ Medlicott, DW Meredith, RH Mills, ET Morgan, G Morgan, WJT Powell, DR Price, JG Shearer, RG Thomas, DA Thomas, WB Thomas, TJ Van-Rees, GSI Williams and EA York declared personal and prejudicial interests in CC31 – 2016 Housing (Wales) Act 2014 – Council Tax Premiums.
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Chair's Announcements To receive any announcement’s from the Chair of Council. Minutes: The Chair gave a summary of some of the events he had attended in recent weeks. He thanked those Members who had attended his charity dinner or who had made donations.
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Leader's Announcements To receive any announcements from the Leader. Minutes: The Leader thanked everyone who had been involved in the budget and acknowledged the additional funding made available by Welsh Government and the support of Assembly Members in lobbying for this. He advised that consultations were underway on a number of primary schools and that consultations on the secondary schools in the Brecon and Gwernyfed and Builth Wells and Llandrindod Wells catchment areas would begin in April. He advised Council that along with his Deputy Leaders he had met Chris Davies MP and Alan Cairns MP to discuss strengthening cross border services and the need to improve transport links and mobile phone coverage. The Leader also welcomed the return of the Tour of Britain cycle race to the county.
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Chief Executive's Briefing To receive a briefing from the Chief Executive. Minutes: The Chief Executive welcomed the news that work was starting on the Newtown bypass. He updated Council on integration with the Health Board with a colocation scheme operating in Ystradgynlais and work beginning in Machynlleth and Llanidloes on further colocation schemes. He advised that the Council was working in partnership with Severnside Extra Care Scheme to provide 48 affordable apartments for rent by people with care and support needs. He congratulated the Communications section who had won the staff engagement award at the Chartered Institute of PR Awards and who had been shortlisted for a second award. He was also pleased to report that the Council had been shortlisted for the Local Government Excellence in Procurement Awards for its work in the transfer of leisure services. Finally, he noted that the Council had retained its contract for the National Estate Agency Scheme.
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To consider budget virements requiring Council approval. Minutes: More than 10 members present called for all votes at the meeting to be recorded votes.
Council was advised that the virement was in respect of a replacement Social Care IT system which should have been in the revenue budget and not the capital budget.
The recommendation was passed by 39 votes to 1 with 4 abstentions.
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Revised Minimum Revenue Provision Annual Statement 2015/16 PDF 115 KB To consider the revised Minimum Revenue Provision Annual Statement for 2015/16. Minutes: The Portfolio Holder explained that this recommendation was in respect of capital financing the 2015/16 budget and proposed the same methodology for repayment as approved by Council at its previous meeting in respect of the 2016/17 budget. It shortened the period over which loans were repaid and gave absolute certainty to the period of repayment. Council was advised that the Housing Revenue Account’s Minimum Revenue Provision would still be based on the specified methods set out in the Item 8 Determination. There was less scope for variation with the HRA as the authority must follow the methods set by the Determination rather than viewing these as just guidance. The authority would comply with the determination.
The recommendation was passed by 44 votes to 2 with 6 abstentions.
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Council Tax Resolution for 2016-2017 PDF 214 KB To set the Council Tax for 2016-2017. Minutes:
The Portfolio Holder for Finance reminded Council that the budget agreed on 25th February 2016 was based on a proposed Council Tax increase of 4.25%. He agreed to let Members have a list of precepts from Town and Community Councils.
The Labour Group explained that although they had voted against the budget because what they felt that the SIIAs were inadequate, they were prepared to support the recommended rise in Council Tax to protect services from further cuts.
A number of members expressed disappointment at the proposed rise in Council Tax. The Portfolio Holder for Finance, whilst sympathising, reminded Council that every 2% reduction in Council Tax equated to £3m further savings to be cut from services. A member expressed frustration over community delivery saying that Town and Community Councils had not been given information in a timely manner to allow them to set their precepts accordingly. In response to questions about the Library service the Portfolio Holder for Commissioning, Procurement and Children’s Services advised that there was a review underway and that the service wanted to work with Town and Community Councils to find local solutions.
The Council Tax calculation was as follows:
At a meeting of the Cabinet on the 24th November 2015, the following amounts for the year 2016/2017 in accordance with Regulations made under Section 33 (5) of the Local Government Finance Act, 1992.
(a) Being the amount calculated by the Council, in accordance with the Local Authorities (Calculation of Council Tax Base) (Wales) Regulations 1995, as amended, as its Council Tax Base for the year 2016/2017.
(b) Part of the Council's area
Community of:
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Housing (Wales) Act 2014 - Council Tax premiums PDF 153 KB To consider setting a Council Tax premium for long-term empty properties and periodically occupied properties.
Additional documents:
Minutes: County Councillors PJ Ashton, LV Corfield, DE Davies, LRE Davies, SC Davies, DO Evans, WJ Evans, MR Harris, SM Hayes, GG Hopkins, EM Jones, WT Jones, PE Lewis, DJ Mayor, PJ Medlicott, DW Meredith, RH Mills, ET Morgan, G Morgan, WJT Powell, DR Price, JG Shearer, RG Thomas, DA Thomas, WB Thomas, TJ Van-Rees, GSI Williams and EA York left the Chamber while this matter was discussed having declared personal and prejudicial interests.
In the absence of the Chair, Vice-Chair and Assistant Vice-Chair County Councillor DR Jones was appointed to the Chair for this item.
Council was asked to consider proposals to introduce a Council Tax premium on long-term empty dwellings (both unoccupied and substantially unfurnished) and dwellings occupied periodically (second homes/holiday homes that are furnished and not a main residence).
The recommendation was passed by 23 votes to 2.
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Pay Policy Statement PDF 69 KB To receive and consider the pay policy statement for 2016-2017. Additional documents: Minutes: All officers present declared an interest in this item and left the meeting while it was being considered. Elin Prysor the Monitoring Officer for Ceredigion County Council was Acting Monitoring Officer for this item.
Council considered the pay policy statement for 2016 – 17. Consideration of this item was deferred for advice from officers on a number of questions raised by members.
County Councillor PE Lewis left the meeting.
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Appointments to Committees made by Political Groups and approved the Monitoring Officer To note the following appointment made by the Liberal Democrat group and approved by the Monitoring Officer under the general power of delegation granted by Council on 16th May 2013:
County Councillor Kathryn Silk appointed to Standards Committee in place of County Councillor Maureen Mackenzie. Minutes: Council noted the appointment of County Councillor Kathryn Silk by the Liberal Democrat group to the Standards Committee in place of County Councillor Maureen Mackenzie. The Monitoring Officer put on record his thanks to Councillor Mackenzie for her work on the Standards Committee.
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Question to the Portfolio Holder for Highways from County Councillor Kelvyn Curry PDF 65 KB I was recently contacted by a local cancer support charity, the Bracken Trust, concerned that PCC had increased its charges for temporary road closures from £130 to £330, an increase of over 150%. This makes the cost of running one of their most popular fund-raising events round the lake in Llandrindod Wells prohibitively expensive, and will similarly impact the fund-raising ability of other charities who run events of this type throughout Powys.
In reply to a number of questions I asked the Portfolio Holder recently, he admitted that “No impact assessment was undertaken when the cost of the temporary orders was increased in October 2015”, so it is unclear whether the increase will actually result in more revenue as it may well deter charities from running these events at all. Furthermore, we do not know what the effect will be on the fund-raising ability of these charities at a time when PCC is relying increasingly on local community groups and the Third Sector to take over functions previously operated by the Council.
The Portfolio Holder has stated that he anticipates the new fees will generate an income of £12, 920 this year as opposed to £6,120 last year. However, without an impact assessment, this is impossible to know. £6,120 may not even be achieved! As it stands, PCC may very well have a decrease in income as local community groups and the Third Sector decide not to organise this type of fund raising event, and the organisations themselves will certainly lose income by this type of fund raising activity becoming uneconomic (costing more to run than it will generate). In fact, a double whammy, everyone loses!
In light of this, and the fact that many (but not all) Welsh councils do not charge for road closures relating to community or non-profit events, would it not be prudent for the Portfolio Holder to revert to the previous charging structure of fees for temporary road closures until a full impact assessment has been carried out? At that time a reasoned way forward could be developed, based on evidence, not a hunch.
Minutes: I was recently contacted by a local cancer support charity, the Bracken Trust, concerned that PCC had increased its charges for temporary road closures from £130 to £330, an increase of over 150%. This makes the cost of running one of their most popular fund-raising events round the lake in Llandrindod Wells prohibitively expensive, and will similarly impact the fund-raising ability of other charities who run events of this type throughout Powys.
In reply to a number of questions I asked the Portfolio Holder recently, he admitted that “No impact assessment was undertaken when the cost of the temporary orders was increased in October 2015”, so it is unclear whether the increase will actually result in more revenue as it may well deter charities from running these events at all. Furthermore, we do not know what the effect will be on the fund-raising ability of these charities at a time when PCC is relying increasingly on local community groups and the Third Sector to take over functions previously operated by the Council.
The Portfolio Holder has stated that he anticipates the new fees will generate an income of £12,920 this year as opposed to £6,120 last year. However, without an impact assessment, this is impossible to know. £6,120 may not even be achieved! As it stands, PCC may very well have a decrease in income as local community groups and the Third Sector decide not to organise this type of fund raising event, and the organisations themselves will certainly lose income by this type of fund raising activity becoming uneconomic (costing more to run than it will generate). In fact, a double whammy, everyone loses!
In light of this, and the fact that many (but not all) Welsh councils do not charge for road closures relating to community or non-profit events, would it not be prudent for the Portfolio Holder to revert to the previous charging structure of fees for temporary road closures until a full impact assessment has been carried out? At that time a reasoned way forward could be developed, based on evidence, not a hunch.
Charges for Traffic Regulation Orders are permitted under the Local Authorities (Transport Charges) Regulations 1998. Section 4 of these Regulations stipulate the Local Authority should have regard to the costs incurred with dealing with the matter when determining the charge to be levied. Table 2 Item 5 of the regulations places the onus on the Event Organiser to pay the charges for ‘Anything done by the Local Authority in connection with or in consequence of an order made or to be made by them under section 16A’
The Town Police Clauses Act 1874 does permit this Authority to close roads however this is not appropriate legislation to close roads for sporting events such as the run and cycle event that the Bracken Trust organises. These types of event require a closure under section 16A of the Road Traffic Regulation Act 1984. An Order is needed in the first place because the Police ... view the full minutes text for item CC34- 2016 |
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Treasury Management Strategy PDF 284 KB To receive and consider the Treasury Management Strategy Statement and Annual Investment Strategy. Minutes: 12.57 p.m. County Councillor JG Shearer left the meeting.
Council considered the Treasury Management Strategy Statement and Annual Investment Strategy.
The recommendation was passed by 41 votes to 1 with 4 abstentions. County Councillor RG Brown abstained having missed part of the debate.
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Exempt Item The Monitoring Officer has determined that category 3 of the Access to Information Procedure Rules applies to the following items. His view on the public interest test (having taken account of the provisions of Rule 11.8 of the Council's Access to Information Rules) was that to make this information public would disclose information relating to the financial or business affairs of any particular person (including the authority holding that information).
These factors in his view outweigh the public interest in disclosing this information. Members are asked to consider these factors when determining the public interest test, which they must decide when considering excluding the public from this part of the meeting.
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Confidential Appendix To consider the confidential appendix to the report. Minutes: Council adjourned for lunch from 13.00 to 13.45.
PRESENT County Councillor PJ Ashton (Chair)
County Councillors D Bailey, GR Banks, RG Brown, JH Brunt, LV Corfield, KW Curry, AW Davies, DE Davies, LRE Davies, SC Davies, MJ Dorrance, DO Evans, VE Evans, SM Hayes, JC Holmes, D C Jones, DR Jones, Eldrydd M Jones, EM Jones, JR Jones, WT Jones, FH Jump, H Lewis, DJ Mayor, S McNicholas, PJ Medlicott, DW Meredith, WJT Powell, GD Price, PC Pritchard, KM Roberts-Jones, K S Silk, RG Thomas, WB Thomas, TJ Van-Rees, DH Williams, SL Williams, JM Williams, GIS Williams and EA York
All officers present declared an interest in this item and left the meeting while it was being considered. Elin Prysor the Monitoring Officer for Ceredigion County Council was Acting Monitoring Officer for this item.
Council considered the pay policy statement for 2016 – 17.
The recommendation was passed by 36 votes to 4 with 1 abstention.
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Presentation by Simon Prince, Chief Constable of Dyfed Powys Police Minutes: Simon Prince, Chief Constable of Dyfed Powys Police gave a presentation to Council. The Chief Constable and Superintendent Robyn Mason answered questions from Members.
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